Come migliorare l’efficienza dello studio commercialistico: 4 consigli IT

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Sei un bravo commercialista e sei sempre pieno di lavoro: nuove attività e nuovi professionisti si affidano ai tuoi servizi, nuovi adempimenti si aggiungono a quelli che già svolgi. Il tempo non basta mai e il tuo desiderio più grande è ottimizzare i vari aspetti delle attività quotidiane per aumentare la produttività, ridurre i costi, semplificare il lavoro e migliorare la qualità dei servizi che offri ai clienti. Come allora migliorare l’efficienza del tuo studio commercialistico?

Informatizzare lo studio e ottimizzare i processi interni possono fare la differenza nel ridurre i tempi improduttivi e le attività ripetitive a basso valore aggiunto.

In questo articolo ti offriamo quattro consigli basati su strumenti IT per potenziare l’efficienza del tuo studio commercialistico.

1. Potenzia le funzionalità del tuo gestionale con i moduli aggiuntivi

In generale, i software gestionali per commercialisti sono prodotti modulari: puoi decidere tu quali funzionalità attivare in base a ciò che ti serve, dalla contabilità alle paghe, dai dichiarativi al bilancio.

Per migliorare l’efficienza dello studio commercialistico, il primo passo è potenziare il gestionale che utilizzi con funzionalità aggiuntive, che possono velocizzare e semplificare il tuo lavoro. Spesso queste funzionalità sono poco considerate, anche se attraverso l’integrazione di moduli aggiuntivi puoi gestire operazioni specifiche con maggiore precisione e rapidità. Ecco ad esempio 3 moduli del software gestionale per commercialisti eBridge che ti consiglia Marina, una delle nostre consulenti software:

Analisi di bilancio di eBridge

Il modulo di analisi di bilancio di eBridge permette una valutazione dettagliata delle performance aziendali. Grazie a questo potrai fornire ai tuoi clienti report e indici utili per prendere decisioni strategiche, offrendo così una consulenza più professionale. È uno strumento che crea in un click la documentazione richiesta da banche e finanziarie e un fascicolo completo di analisi, contribuendo a restituire un’immagine professionale dello studio.

Leasing di eBridge

Il modulo leasing di eBridge facilita la gestione delle operazioni di leasing, un’attività spesso complessa e soggetta a errori. Grazie a questo modulo, potrai facilmente seguire tutte le fasi del processo di leasing, effettuare il calcolo automatico dei crediti d’imposta, delle riprese fiscali e dei risconti. Inoltre, i dati in nota integrativa saranno compilati automaticamente!

Riconciliazione bancaria di eBridge

La riconciliazione bancaria è un’attività centrale per garantire la correttezza delle registrazioni. Il modulo dedicato di eBridge è un super strumento di lavoro: con lui, tempi di esecuzione e margini di errore diminuiranno drasticamente, l’immissione dei dati sarà velocizzata grazie alle automazioni interne. Tra tutti i moduli integrati di eBridge, questo è il più indispensabile, e l’investimento per il suo acquisto si trasforma presto in un vantaggio per qualsiasi studio commercialistico.

I moduli ti interessano ma non sai se eBridge Studio fa al caso tuo? Abbiamo preparato una guida di confronto dei migliori gestionali per commercialisti in Italia, prova a darci un occhio!

2. Esegui backup dei dati regolari

Il secondo consiglio per migliorare l’efficienza del tuo studio commercialistico è fare ogni giorno il backup dei dati. Il backup dei dati funziona un po’ come il “salva” di un qualsiasi documento digitale: più spesso salvi un file (e soprattutto quando lo salvi) più sei sicuro che il tuo lavoro sia archiviato da qualche parte pronto per essere recuperato all’occorrenza. Il backup è insomma un salvavita per qualsiasi studio commercialistico e consente di evitare interruzioni di attività e conseguenze ancora più dannose come la perdita dei dati storici dello studio e delle informazioni sensibili dei clienti.

Perdere i dati è un’ipotesi astratta o remota? Non proprio, purtroppo. Capita più spesso di quanto tu possa immaginare e le cause della perdita dei dati sono tantissime. In tanti anni di lavoro abbiamo affrontato molti casi di perdita dati a causa di mancati backup e sappiamo che le conseguenze possono essere devastanti per la gestione interna dello studio e della sua reputazione. Perché quando accade, tutto a un tratto non puoi più accedere ai documenti su cui stavi lavorando un attimo prima e non riesci più a procedere con nulla.

Meglio allora prevedere un sistema di backup regolare per prevenire ogni possibile disagio.  Ecco alcuni aspetti fondamentali che devi considerare:

  1. Frequenza del backup: stabilisci una frequenza di backup che garantisca che i dati siano sempre aggiornati. I backup quotidiani sono generalmente raccomandati per gli studi commercialistici, ma in base al volume di dati trattati, potrebbe essere necessario fare anche più backup al giorno. Giusto per stare tranquilli!
  2. Tipologie di backup: esistono diverse modalità di backup, ciascuna con i propri vantaggi. Il backup completo copia tutti i dati, ma richiede tempo e spazio di archiviazione. Il backup incrementale, invece, salva solo i dati modificati dall’ultimo backup, riducendo i tempi e lo spazio necessari. Infine, il backup differenziale salva i dati modificati dall’ultimo backup completo.
  3. Sicurezza dei dati: è importante garantire che i dati di backup siano protetti da accessi non autorizzati. Questo può essere ottenuto attraverso la crittografia dei dati e l’uso di soluzioni di backup che offrono funzionalità di sicurezza avanzate.
  4. Soluzioni di backup in cloud: le soluzioni di backup in cloud offrono numerosi vantaggi, tra cui la scalabilità, l’accessibilità e la protezione contro i disastri locali. Tuttavia, è fondamentale scegliere un provider di cloud affidabile che offra garanzie sulla sicurezza e la disponibilità dei dati.

Salvaguardare i dati dello studio commercialistico con il backup, insomma, è fondamentale!

3. Ottimizza il flusso di comunicazioni interne

Negli studi associati o con molti dipendenti, la complessità delle operazioni e la parcellizzazione del lavoro rendono necessario un buon coordinamento tra professionisti e collaboratori così come tra colleghi dello stesso ufficio o di aree diverse. Introdurre un sistema CRM (Customer Relationship Management) per la gestione delle informazioni può trasformare radicalmente il modo in cui queste vengono gestite e condivise. Con un CRM per commercialisti come CAST.net, puoi infatti:

  1. centralizzare le informazioni: raccogli tutte le informazioni dei clienti in un unico ambiente di lavoro, rendendole facilmente accessibili a tutti i membri dello studio. Quando hai chiamato l’ultima volta quel cliente? Ha mai avuto un certo problema e come lo hai risolto? Chi ha gestito la sua pratica e quando? Puoi consultare tutto lo storico di quel cliente e sapere sempre a che punto è la sua gestione, anche quando il collega o il professionista che lo segue non c’è.
  2. Automatizzare le attività: CAST.net automatizza molte attività ripetitive tipiche di uno studio commercialistico, come l’invio di promemoria ai clienti, la gestione delle scadenze e la registrazione delle interazioni. Questo riduce il carico di lavoro del personale e migliora la precisione e l’affidabilità delle operazioni.

Per approfondire come gestire i contatti e le relazioni con i clienti e i collaboratori in uno studio commercialistico, leggi questo articolo dedicato ai CRM per studi commercialistici.

4. Forma e aggiorna il personale

Investire nella formazione e nell’aggiornamento continuo del personale è una strategia fondamentale per migliorare l’efficienza dello studio commercialistico. Un team ben formato all’uso dei software e dell’hardware in dotazione allo studio è in grado di sfruttare al meglio gli strumenti informatici che ha a disposizione e riduce gli errori e le inefficienze.

Prima di formare il personale, ricorda di analizzare le esigenze dei tuoi collaboratori: identificare le aree in cui i dipendenti sentono la necessità di migliore permette di sviluppare corsi mirati e più efficaci.

La formazione non dovrebbe essere un evento isolato, ma un processo continuo. Organizzare sessioni di formazione periodiche e far partecipare i collaboratori a workshop e seminari su argomenti specifici aiuta a mantenerli aggiornati sulle ultime novità del settore e a utilizzare al meglio il gestionale anche nelle funzionalità che vengono migliorate e ampliate di continuo dalle software house.

Sei interessato a far sfruttare al meglio le potenzialità dei nostri software e dell’informatica ai tuoi dipendenti? Fai una chiacchierata gratuita con Marina.

Prossimi passi per migliorare l’efficienza dello studio commercialistico

Con i consigli che hai trovato in questo articolo, siamo sicuri potrai ottenere miglioramenti in termini di produttività, precisione e qualità del servizio che offri ai clienti.

I prossimi passi? Noi ti consigliamo di iniziare con una valutazione dello stato di salute del sistema informatico del tuo studio e identificare le aree di miglioramento. Sapendo lo status dei tuoi software, dei tuoi PC e della rete IT potrai mettere in campo gli accorgimenti necessari per renderlo più veloce, semplice e sicuro. Non sai come farlo e hai bisogno di una mano? Scegli giorno e ora per una chiamata gratuita, Andrea sarà felice di aiutarti!

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Ultimo aggiornamento: Novembre 2022.

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