Sei un bravo commercialista e sei sempre pieno di lavoro: nuove attività e nuovi professionisti si affidano ai tuoi servizi, nuovi adempimenti si aggiungono a quelli che già svolgi. Il tempo non basta mai e il tuo desiderio più grande è ottimizzare i vari aspetti delle attività quotidiane per aumentare la produttività, ridurre i costi, semplificare il lavoro e migliorare la qualità dei servizi che offri ai clienti. Come allora migliorare l’efficienza del tuo studio commercialistico?
Informatizzare lo studio e ottimizzare i processi interni possono fare la differenza nel ridurre i tempi improduttivi e le attività ripetitive a basso valore aggiunto.
In questo articolo ti offriamo quattro consigli basati su strumenti IT per potenziare l’efficienza del tuo studio commercialistico.
1. Potenzia le funzionalità del tuo gestionale con i moduli aggiuntivi
In generale, i software gestionali per commercialisti sono prodotti modulari: puoi decidere tu quali funzionalità attivare in base a ciò che ti serve, dalla contabilità alle paghe, dai dichiarativi al bilancio.
Per migliorare l’efficienza dello studio commercialistico, il primo passo è potenziare il gestionale che utilizzi con funzionalità aggiuntive, che possono velocizzare e semplificare il tuo lavoro. Spesso queste funzionalità sono poco considerate, anche se attraverso l’integrazione di moduli aggiuntivi puoi gestire operazioni specifiche con maggiore precisione e rapidità. Ecco ad esempio 3 moduli del software gestionale per commercialisti eBridge che ti consiglia Marina, una delle nostre consulenti software:
Analisi di bilancio di eBridge
Il modulo di analisi di bilancio di eBridge permette una valutazione dettagliata delle performance aziendali. Grazie a questo potrai fornire ai tuoi clienti report e indici utili per prendere decisioni strategiche, offrendo così una consulenza più professionale. È uno strumento che crea in un click la documentazione richiesta da banche e finanziarie e un fascicolo completo di analisi, contribuendo a restituire un’immagine professionale dello studio.
Leasing di eBridge
Il modulo leasing di eBridge facilita la gestione delle operazioni di leasing, un’attività spesso complessa e soggetta a errori. Grazie a questo modulo, potrai facilmente seguire tutte le fasi del processo di leasing, effettuare il calcolo automatico dei crediti d’imposta, delle riprese fiscali e dei risconti. Inoltre, i dati in nota integrativa saranno compilati automaticamente!
Riconciliazione bancaria di eBridge
La riconciliazione bancaria è un’attività centrale per garantire la correttezza delle registrazioni. Il modulo dedicato di eBridge è un super strumento di lavoro: con lui, tempi di esecuzione e margini di errore diminuiranno drasticamente, l’immissione dei dati sarà velocizzata grazie alle automazioni interne. Tra tutti i moduli integrati di eBridge, questo è il più indispensabile, e l’investimento per il suo acquisto si trasforma presto in un vantaggio per qualsiasi studio commercialistico.
I moduli ti interessano ma non sai se eBridge Studio fa al caso tuo? Abbiamo preparato una guida di confronto dei migliori gestionali per commercialisti in Italia, prova a darci un occhio!
2. Esegui backup dei dati regolari
Il secondo consiglio per migliorare l’efficienza del tuo studio commercialistico è fare ogni giorno il backup dei dati. Il backup dei dati funziona un po’ come il “salva” di un qualsiasi documento digitale: più spesso salvi un file (e soprattutto quando lo salvi) più sei sicuro che il tuo lavoro sia archiviato da qualche parte pronto per essere recuperato all’occorrenza. Il backup è insomma un salvavita per qualsiasi studio commercialistico e consente di evitare interruzioni di attività e conseguenze ancora più dannose come la perdita dei dati storici dello studio e delle informazioni sensibili dei clienti.
Perdere i dati è un’ipotesi astratta o remota? Non proprio, purtroppo. Capita più spesso di quanto tu possa immaginare e le cause della perdita dei dati sono tantissime. In tanti anni di lavoro abbiamo affrontato molti casi di perdita dati a causa di mancati backup e sappiamo che le conseguenze possono essere devastanti per la gestione interna dello studio e della sua reputazione. Perché quando accade, tutto a un tratto non puoi più accedere ai documenti su cui stavi lavorando un attimo prima e non riesci più a procedere con nulla.
Meglio allora prevedere un sistema di backup regolare per prevenire ogni possibile disagio. Ecco alcuni aspetti fondamentali che devi considerare:
- Frequenza del backup: stabilisci una frequenza di backup che garantisca che i dati siano sempre aggiornati. I backup quotidiani sono generalmente raccomandati per gli studi commercialistici, ma in base al volume di dati trattati, potrebbe essere necessario fare anche più backup al giorno. Giusto per stare tranquilli!
- Tipologie di backup: esistono diverse modalità di backup, ciascuna con i propri vantaggi. Il backup completo copia tutti i dati, ma richiede tempo e spazio di archiviazione. Il backup incrementale, invece, salva solo i dati modificati dall’ultimo backup, riducendo i tempi e lo spazio necessari. Infine, il backup differenziale salva i dati modificati dall’ultimo backup completo.
- Sicurezza dei dati: è importante garantire che i dati di backup siano protetti da accessi non autorizzati. Questo può essere ottenuto attraverso la crittografia dei dati e l’uso di soluzioni di backup che offrono funzionalità di sicurezza avanzate.
- Soluzioni di backup in cloud: le soluzioni di backup in cloud offrono numerosi vantaggi, tra cui la scalabilità, l’accessibilità e la protezione contro i disastri locali. Tuttavia, è fondamentale scegliere un provider di cloud affidabile che offra garanzie sulla sicurezza e la disponibilità dei dati.
Salvaguardare i dati dello studio commercialistico con il backup, insomma, è fondamentale!
3. Ottimizza il flusso di comunicazioni interne
Negli studi associati o con molti dipendenti, la complessità delle operazioni e la parcellizzazione del lavoro rendono necessario un buon coordinamento tra professionisti e collaboratori così come tra colleghi dello stesso ufficio o di aree diverse. Introdurre un sistema CRM (Customer Relationship Management) per la gestione delle informazioni può trasformare radicalmente il modo in cui queste vengono gestite e condivise. Con un CRM per commercialisti come CAST.net, puoi infatti:
- centralizzare le informazioni: raccogli tutte le informazioni dei clienti in un unico ambiente di lavoro, rendendole facilmente accessibili a tutti i membri dello studio. Quando hai chiamato l’ultima volta quel cliente? Ha mai avuto un certo problema e come lo hai risolto? Chi ha gestito la sua pratica e quando? Puoi consultare tutto lo storico di quel cliente e sapere sempre a che punto è la sua gestione, anche quando il collega o il professionista che lo segue non c’è.
- Automatizzare le attività: CAST.net automatizza molte attività ripetitive tipiche di uno studio commercialistico, come l’invio di promemoria ai clienti, la gestione delle scadenze e la registrazione delle interazioni. Questo riduce il carico di lavoro del personale e migliora la precisione e l’affidabilità delle operazioni.
Per approfondire come gestire i contatti e le relazioni con i clienti e i collaboratori in uno studio commercialistico, leggi questo articolo dedicato ai CRM per studi commercialistici.
4. Forma e aggiorna il personale
Investire nella formazione e nell’aggiornamento continuo del personale è una strategia fondamentale per migliorare l’efficienza dello studio commercialistico. Un team ben formato all’uso dei software e dell’hardware in dotazione allo studio è in grado di sfruttare al meglio gli strumenti informatici che ha a disposizione e riduce gli errori e le inefficienze.
Prima di formare il personale, ricorda di analizzare le esigenze dei tuoi collaboratori: identificare le aree in cui i dipendenti sentono la necessità di migliore permette di sviluppare corsi mirati e più efficaci.
La formazione non dovrebbe essere un evento isolato, ma un processo continuo. Organizzare sessioni di formazione periodiche e far partecipare i collaboratori a workshop e seminari su argomenti specifici aiuta a mantenerli aggiornati sulle ultime novità del settore e a utilizzare al meglio il gestionale anche nelle funzionalità che vengono migliorate e ampliate di continuo dalle software house.
Sei interessato a far sfruttare al meglio le potenzialità dei nostri software e dell’informatica ai tuoi dipendenti? Fai una chiacchierata gratuita con Marina.
Prossimi passi per migliorare l’efficienza dello studio commercialistico
Con i consigli che hai trovato in questo articolo, siamo sicuri potrai ottenere miglioramenti in termini di produttività, precisione e qualità del servizio che offri ai clienti.
I prossimi passi? Noi ti consigliamo di iniziare con una valutazione dello stato di salute del sistema informatico del tuo studio e identificare le aree di miglioramento. Sapendo lo status dei tuoi software, dei tuoi PC e della rete IT potrai mettere in campo gli accorgimenti necessari per renderlo più veloce, semplice e sicuro. Non sai come farlo e hai bisogno di una mano? Scegli giorno e ora per una chiamata gratuita, Andrea sarà felice di aiutarti!
