Studi professionali e protezione dati: non sono solo gli hacker a minacciare i tuoi dati!

Per chi come i commercialisti lavora con molti dati e gestisce informazioni sensibili, il tema della loro protezione è un aspetto cruciale. La sicurezza dei dati non è solo una questione di conformità alla legge (GDPR) o una componente per mantenere un rapporto di fiducia con i clienti (violazione dati/attacco hacker), ma un elemento fondamentale per prevenire blocchi operativi e interruzioni delle attività dello studio, inevitabili in caso di perdita dei dati.

In questa guida, esploreremo le più comuni cause di perdita dei dati all’interno di uno studio commercialistico, i migliori comportamenti da adottare per minimizzare il rischio di perdita dei dati e attacchi da parte dei cybercriminali. Sei pronto ad assicurare ai tuoi clienti la massima protezione dei loro dati e rafforzare la reputazione del tuo studio professionale?

Perdita di dati? Non dare tutta la colpa agli hacker!

La perdita di dati in uno studio commercialistico può essere causata da numerosi fattori. Oltre ai temutissimi e sempre più frequenti attacchi hacker esterni, esistono altre ragioni “interne” molto più comuni per cui l’integrità delle informazioni può venire compromessa.

• Guasti hardware: l’usura, il surriscaldamento o difetti di fabbrica possono portare al guasto dei dischi rigidi, con conseguente perdita di dati. I server possono essere soggetti a problemi tecnici o malfunzionamenti che compromettono i dati conservati.
• Errori umani: un click sbagliato o la selezione errata di file possono portare alla loro eliminazione involontaria. Impostazioni non corrette o errori nell’uso del software possono causare la perdita di informazioni importanti.
• Malfunzionamenti software: errori nel codice del software possono causare malfunzionamenti e danneggiare i dati. Arresti anomali del sistema operativo possono corrompere i file in uso.
• Disastri naturali: incendi, alluvioni, terremoti possono distruggere i dispositivi di archiviazione e l’hardware, rendendo i dati irrecuperabili.
• Furto o smarrimento dei dispositivi: la sottrazione di laptop, hard disk esterni o altri dispositivi può comportare la perdita di dati sensibili così come la perdita accidentale di dispositivi contenenti dati critici.
• Interruzioni di corrente: le interruzioni improvvise dell’alimentazione elettrica possono causare la corruzione dei dati in fase di scrittura. Le variazioni improvvise nella tensione elettrica possono danneggiare l’hardware e i dati.
• Problemi di rete: problemi nelle impostazioni di rete possono impedire l’accesso ai dati. malfunzionamenti dei dispositivi di rete possono interrompere la connessione ai dati conservati in rete.
• Obsolescenza tecnologica: l’uso di componenti hardware vecchi e non più supportati aumenta il rischio di guasti e perdita di dati. Software non aggiornati possono essere incompatibili con le nuove tecnologie o presentare vulnerabilità non risolte.
• Backup inadeguato: senza un sistema di backup regolare, i dati recenti possono andare persi. Un backup mal configurato può risultare inutilizzabile in caso di necessità. Se i backup non vengono testati periodicamente, si rischia di scoprire che sono corrotti o incompleti solo nel momento del bisogno.

Adottare misure preventive, come la formazione del personale, l’uso di hardware e software aggiornati, e l’implementazione di un sistema di backup robusto e regolare, è essenziale per minimizzare il rischio di perdita di dati in uno studio commercialistico.

6 step facili facili per proteggere i dati del tuo studio professionale

Anche in uno studio commercialistico, la sicurezza dei dati nasce principalmente da piccole semplici pratiche che ciascun collaboratore può adottare in autonomia. L’assistenza di un consulente esterno in cyber security diventa fondamentale quando la complessità delle minacce aumenta, le normative di settore richiedono conformità specifiche o si verificano incidenti che mettono a rischio la continuità operativa, ma la prevenzione è quasi esclusivamente in mano a ogni singolo membro del team, ragione per cui è importante che sia sensibilizzato e informato da parte del professionista sulle migliori pratiche di sicurezza informatica.

Del resto, accedere ai dati e proteggere quelli sensibili è fondamentale per il tuo studio commercialistico, sia per evitare di fermare l’operatività sia per garantire la privacy e la sicurezza delle informazioni dei tuoi clienti. Implementare soluzioni di sicurezza informatica è essenziale per prevenire perdite di dati, violazioni del sistema informatico e accessi non autorizzati. Ecco le principali misure di sicurezza che tu e il tuo personale dovreste attivare:

Esegui il backup dei dati

É spesso la più sottovalutata e trascurata, ma il backup dei dati dello studio è una delle misure più importanti e semplici da attivare per proteggere le informazioni del tuo studio professionale. I backup permettono di recuperare i dati in caso di loro perdita e di far ripartire in breve tempo le attività dello studio. Ci sono diverse ragioni per cui spesso non i effettua il backup dei dati, nonostante sia una pratica essenziale per la sicurezza delle informazioni.

Molte persone non sono pienamente consapevoli dell’importanza del backup fino a quando non subiscono una perdita di dati e spesso, la consapevolezza si sviluppa solo dopo un incidente! Altre pensare che la probabilità di una perdita di dati sia bassa o che non possa capitare a loro.

Effettuare un backup richiede un minimo di tempo e spesso viene percepito come un compito che può essere rimandato (la procrastinazione è una delle principali cause della mancata realizzazione dei backup!). Altri ancora ritengono che i loro dati siano già protetti da altre misure di sicurezza, come antivirus o firewall, e non vedono la necessità di adottare misure aggiuntive.

Come fare allora per avere una buona strategia di backup?

• Frequenza dei backup: esegui backup giornalieri per assicurarti che i dati più recenti siano sempre protetti.
• Automatizzazione: utilizza software che automatizzino il processo di backup, riducendo il rischio di errore umano.
• Conservazione sicura: conserva i backup in un luogo sicuro e preferibilmente in una posizione geografica diversa da quella dell’ufficio principale per prevenire perdite causate da disastri locali.
• Verifica regolare: controlla regolarmente l’integrità dei backup per assicurarti che possano essere ripristinati correttamente.

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Integra un firewall hardware

Un firewall hardware è un dispositivo che protegge la rete del tuo studio commercialistico filtrando il traffico in entrata e in uscita. Questo dispositivo hardware è fondamentale per prevenire accessi non autorizzati e bloccare attacchi informatici. Hai già dei firewall software installati nei PC? Il consiglio è di integrare un firewall hardware, che offre una protezione centralizzata e robusta e può gestire un volume maggiore di traffico. É inoltre ideale per ambienti professionali perché:

• isolamento della rete: un firewall hardware crea una barriera tra la tua rete interna e le minacce esterne, isolando eventuali tentativi di intrusione;
• controllo del traffico: permette di monitorare e controllare il traffico di rete, bloccando le connessioni sospette o non autorizzate;
• prevenzione degli attacchi: protegge contro attacchi comuni come il phishing, il malware e i tentativi di hacking.

Investire in un buon firewall hardware è un passo essenziale per proteggere la tua infrastruttura IT e i dati dei tuoi clienti.

Acquista un antivirus (a pagamento)

Utilizzare un antivirus a pagamento è essenziale per garantire una protezione completa e affidabile. Gli antivirus gratuiti non offrono la stessa qualità di protezione e possono non ricevere gli aggiornamenti nel tempo o mancare di funzioni avanzate. Ecco alcuni vantaggi degli antivirus a pagamento:

• protezione in tempo reale: monitora continuamente il tuo sistema per rilevare e bloccare le minacce non appena si presentano.
• rilevamento delle minacce avanzate: utilizza tecnologie avanzate per identificare e neutralizzare malware, ransomware e altre forme di attacco.
• supporto tecnico dedicato: offre accesso a un supporto tecnico specializzato che può aiutarti a risolvere rapidamente eventuali problemi di sicurezza.

Investire in un antivirus a pagamento non è solo una misura di sicurezza informatica, ma una necessità per proteggere i dati dei tuoi clienti in modo efficace.

Utilizza il NAS (Network Attached Storage)

Un NAS è un dispositivo di archiviazione collegato alla rete che consente di salvare e condividere dati in modo sicuro. Oltre a fornire una soluzione di backup locale, un NAS offre numerosi vantaggi per la sicurezza dei dati dello studio commercialistico come accesso controllato per diversi utenti e crittografia dei dati. Implementare un NAS non solo migliora la sicurezza dei tuoi dati, ma facilita anche la gestione e l’accessibilità delle informazioni necessarie per le tue operazioni quotidiane.

In generale, adottare queste soluzioni di sicurezza informatica è essenziale per proteggere i dati del tuo studio professionale. Non solo ti aiuteranno a conformarti alle normative del GDPR, ma rafforzeranno anche la fiducia dei tuoi clienti, dimostrando il tuo impegno nella protezione delle loro informazioni personali.

Ma la parte “fisica” di sicurezza informatica non è l’unica da tenere in considerazione!

Gestione delle password

Le password sono la prima linea di difesa contro gli accessi non autorizzati ai dati sensibili del tuo studio professionale. Per assicurarti che le password siano efficaci, considera i seguenti punti:

• complessità delle password: utilizza password forti che combinano lettere maiuscole e minuscole, numeri e caratteri speciali. Evita parole comuni o sequenze facili da indovinare;
• cambio periodico delle password: imposta una politica di cambio periodico delle password, ad esempio ogni tre mesi. Questo riduce il rischio che password compromesse vengano sfruttate per un lungo periodo;
• uso di password uniche: ogni account o sistema dovrebbe avere una password unica per prevenire l’accesso a più sistemi in caso di compromissione di una singola password;
• gestori di password: utilizza software di gestione delle password per creare, memorizzare e gestire in modo sicuro le password complesse. Questi strumenti aiutano a evitare l’uso di password deboli o ripetute.

Formazione dei dipendenti dello studio commercialistico

La formazione del personale è fondamentale per mantenere un alto livello di sicurezza informatica all’interno del tuo studio. Assicurati che tutto il personale sia informato e aggiornato sulle pratiche da adottare per non perdere i dati dello studio e tenerli al sicuro:

• sessioni di formazione regolari: organizza sessioni di formazione periodiche per il personale, concentrandoti su temi come la protezione delle password, il riconoscimento delle minacce informatiche (come phishing e malware) e l’importanza della sicurezza dei dati.
• procedure di sicurezza documentate: fornisci documentazione chiara e accessibile sulle procedure di sicurezza, in modo che tutti sappiano come comportarsi in caso di incidente o sospetto di violazione.
• simulazioni di attacco: effettua un phishing test per valutare la reattività e la preparazione del personale in caso di tentativo di furto dei dati o accesso non autorizzato da parte di malintenzionati. Questo aiuta a identificare eventuali punti deboli e a migliorare le risposte future. Non sai come fare? Ti diamo una mano noi! Prenota ora il tuo phising test.
• cultura della sicurezza: promuovi una cultura aziendale in cui la sicurezza informatica è una priorità condivisa. Incoraggia il personale a segnalare attività sospette e a partecipare attivamente alla protezione dei dati.

Adottare queste misure operative, insieme agli strumenti di sicurezza fisica, garantirà una protezione completa dei dati nel tuo studio professionale.

Il GDPR e la sua rilevanza per i commercialisti: quando proteggere i dati è un obbligo di legge

Con l’introduzione del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), gli obblighi relativi alla gestione e alla protezione delle informazioni personali sono diventati ancora più rigorosi e oggi gestire i dati finanziari, fiscali e personali dei clienti comporta una grande responsabilità.

Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) ricordiamo è stato introdotto dalla Commissione Europea e mira a rafforzare la protezione dei dati personali dei cittadini dell’Unione Europea. Adottato il 27 aprile 2016 ed entrato in vigore il 25 maggio 2018, il GDPR stabilisce norme rigorose per la gestione e l’esportazione dei dati personali, restituendo ai cittadini il controllo sui propri dati e uniformando la normativa sulla privacy.

In Italia, il GDPR ha sostituito il codice per la protezione dei dati personali (Dlgs. 196/2003) e si applica a tutte le organizzazioni che trattano dati, indipendentemente dalla loro ubicazione o dimensione. Le aziende devono essere trasparenti sull’uso dei dati personali e adottare misure per proteggerli da abusi o accessi non autorizzati.

Per i commercialisti, il GDPR introduce il principio di accountability, che impone di spiegare e giustificare il proprio comportamento in materia di trattamento dati. Gli studi professionali devono quindi essere particolarmente attenti nel tutelare i dati dei loro clienti, poiché il mancato rispetto del GDPR può comportare sanzioni finanziarie. Adeguarsi tuttavia non è solo un obbligo legale, ma come abbiamo visto in questo articolo anche un’opportunità per migliorare la gestione dei dati e rafforzare la fiducia dei clienti dello studio professionale.

Rafforza la sicurezza dei dati del tuo studio

Backup regolari, firewall hardware, antivirus a pagamento e dispositivi NAS offrono una difesa robusta contro le minacce informatiche. Garantire la sicurezza dei dati rafforza la fiducia dei clienti e dimostra il tuo impegno nella protezione delle loro informazioni personali. Investire in sicurezza informatica non solo previene sanzioni e violazioni, ma evita anche inutili interruzioni del lavoro.

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